Почти все мы пользуемся электронной почтой, социальными сетями и файлообменниками. Все эти сервисы работают по принципу хранения данных «в облаке», то есть не на жестком диске компьютера, а на выделенном для этой цели пространстве сервера. Такой подход делает почтовый ящик или аккаунт доступным абсолютно с любого устройства, подключенного к интернету.

В условиях, когда многие пользуются, например, двумя или тремя устройствами для выхода в интернет (например, домашний компьютер, мобильный телефон и рабочий компьютер), облачное хранение данных просто незаменимо, особенно с учетом возможности синхронизации устройств. Согласитесь, мало кому захочется по три раза писать каждый почтовый адрес для возможности отправки письма одному и тому же человеку.

Различные средства автоматизации и программы для ввода и хранения данных, аналитики и управления, и вообще практически любые компьютерные приложения, используемые компаниями, могут работать по такому же принципу. Программное обеспечение, запускаемое «из облака», имеет общее название «облачный сервис».

Корпоративный облачный сервис может быть как универсальным, для множества различных компаний, так и  разработанным под индивидуальные задачи. И в том, и в другом случае, его использование может быть более удобным и выгодным, чем использование десктопных программных решений.

Во-первых, работа в облачном сервисе осуществляется с помощью известного всем пользователям интернета веб-интерфейса. Это значит, что привыкнуть к элементам управления сотруднику будет проще, и положительный эффект от автоматизации проявится раньше.

Во-вторых, облачные сервисы практически не требовательны к характеристикам устройства, а значит, у организации не будет необходимости в обновлении парка компьютеров, что достаточно дорого при любом размере компании. Кроме того, такие расходы сложно запланировать – банальный скачок напряжения в здании может серьезно испортить планы.

В-третьих, пользователь облачного сервиса может иметь к нему доступ с любого устройства, тогда как программное обеспечение, требующее установки, доступно только с того устройства, на которое оно установлено. Согласитесь, это не очень удобно, если сотрудники часто бывают в командировках или тратят много времени на разъезды по клиентам. Облачные сервисы устраняют эту проблему – человек с ноутбуком или планшетом «находится в офисе», куда бы он ни поехал.

В-четвертых, облачное ПО позволяет обмениваться любыми мультимедиа-файлами, и вообще может играть роль «корпоративной социальной сети».

Рассматривая перспективы использования облачного софта, многие организации отказываются от этой идеи из соображений безопасности данных – действительно, тяжело доверить конфиденциальную информацию, часто представляющую коммерческую тайну, в чужие руки. Но по статистике, утечка информации происходит в подавляющем большинстве случаев по вине недобросовестных или невнимательных сотрудников. Например, ни для кого не секрет, что очень часто менеджеры по продажам, обслуживающие несколько ключевых клиентов, увольняясь, уводят их с собой, или же просто копируют всю базу. Сделать это гораздо проще, когда содержащий важную информацию носитель находится в прямой досягаемости сотрудника.

Разработчики облачных сервисов, в свою очередь, заботятся о безопасности вверенных им данных, и не только из-за возможности банально испортить репутацию, но и в силу законодательства, например, закона о защите информации, персональных данных или коммерческой тайны. А это серьезная ответственность.

Кроме того, облачные сервисы обновляются быстрее декстопного ПО. Причина очень проста – они рассчитаны на одновременное использование большим количеством человек из одной или множества организаций. А чем больше пользователей, тем выше шанс обнаружить какие-либо критичные для работы нюансы. Немаловажно, что при выходе обновления пользователи не будут вынуждены его скачивать и устанавливать – это автоматически произойдет на сервере. 

К тому же, облачные сервисы почти идеальны для масштабирования бизнеса – для обеспечения нового отдела десктопными решениями потребуется покупать дополнительные лицензии и мощное оборудование, вкладываться в рабочие места сотрудников. В случае с облачным ПО этого делать не придется.

Единственный серьезный недостаток облачного ПО – необходимость подключения к интернету. Но с каждым годом эта проблема все менее актуальна – мобильный интернет становится доступнее, а широкополосный интернет – быстрее. Именно поэтому все больше компаний делают выбор в пользу корпоративных сервисов, и облачные технологии все теснее проникают в нашу жизнь.