При всем масштабе внедрения компьютеров и популярности ведения различных баз данных и знаний, подавляющее большинство компаний по-прежнему практикует «бумажный» документооборот, связанный с существенными затратами и рисками.  Первое, что приходит в голову - распечатанные документы часто теряются, но это – не самая серьезная проблема, хоть она и находится на поверхности.

«Бумажный» документооборот имеет несколько недостатков.

Во-первых, «бумажный» документооборот связан с существенными повседневными расходами, такими, как обслуживание копировальной техники, закупка бумаги и канцелярии; содержание архива документов.

Во-вторых, многочисленные исследования показывают, что «бумажные» документы влекут за собой низкую исполнительную дисциплину в целом и несвоевременное исполнение поручений в частности.

В-третьих, сотрудники компаний, практикующих «бумажный» документооборот, показывают меньшую производительность труда, по сравнению с компаниями, автоматизировавшими этот процесс, и чаще принимают необоснованные решения.

Это связано с тем, что процесс согласования документов занимает большое количество времени, а контроль за сотрудниками осложняется необходимостью «вручную» раздавать указания и синхронизировать работу отделов.

Программа для электронного документооборота Документ Плюс

Очевидно, что производство, передача и учет документов сильно усложняют процесс принятия и исполнения решений и замедляют бизнес-процессы, что влечет за собой нарушение обязательств перед клиентами или партнерами, упущенную выгоду или штрафы.

Именно поэтому многие компании делают выбор в пользу внедрения систем электронного документооборота, и экономят таким образом серьезные средства и большое количество времени.

Программа Документ Плюс предназначена для автоматизации документооборота. Программа позволяет создавать реестр договоров со всей необходимой информацией  о них: номером, датой заключения, контрагентами, исполнителями, графиками платежей, предметом договоров и другими параметрами.

Документ Плюс фиксирует ваши отношения с контрагентами – заказчиками, поставщиками, подрядчиками, арендаторами и т.д., и помогает своевременно исполнять обязательства по сделкам благодаря системе напоминаний и уведомлений.

Документ Плюс не навязывает пользователям универсальную методику ведения документооборота и постоянно совершенствуется в соответствии с пожеланиями клиентов и трендами ИТ-индустрии.

К каждому договору, регистрируемому в программе, можно прикладывать неограниченное количество документов в текстовом, графическом виде или в виде таблиц. Любые данные, заносимые в программу, можно экспортировать в excel-таблицы и документы word. Документ Плюс также содержит редактор печатных форм, в котором можно создавать абсолютно любые документы, что делает программу гибкой и настраиваемой под уникальные бизнес-задачи.

Кроме того, программа позволяет вести статистику открытия/закрытия и согласования договоров за определенный период либо по каждому сотруднику, и систему отчетов, которые можно экспортировать в excel-таблицы. Это облегчает контроль за исполнением поручений и обязательств и повышает исполнительную дисциплину.

Программа не требует дополнительного программного обеспечения и обучения сотрудников. Программа предназначена для руководителей бизнеса, бухгалтеров, юристов, сотрудников отдела договоров.