Клиент:

Компания  Renaissance Construction, владеющая федеральной сетью ТРЦ "Аура"владеющая федеральной сетью ТРЦ "Аура" в Новосибирске, Сургуте и Ярославле. Торговые площади в Новосибирске –62 тыс. м², более 250 арендаторов.

Проект:

Система управления документами ТРЦ "Аура Новосибирск"

Задачи клиента:

Любые операции, проводимые арендаторами внутри ТРЦ Аура (например, внос-вынос товаров, монтаж оборудования, ночные работы, пропуска для новых сотрудников и пр.) осуществляются на основе разрешающих документов нескольких типов. Учитывая количество арендаторов, бумажный документооборот был существенной нагрузкой для администрации ТРЦ, поскольку каждый документ нуждался в двух-трех согласователях. Кроме того, бумажный документооборот затруднял осуществление статистических и иных исследований.

Заказчик был заинтересован в автоматизации документооборота между арендаторами и администрацией, а также в создании единого эффективного канала связи.  

Решение:

На стадии предпроектного анализа были изучены основные бизнес-правила Ауры. Реализацию проекта было решено осуществлять с помощью web-технологий, поскольку они позволяют работать в системе удаленно, заходя с любого подключенного к интернету устройства. Разработка программы была разделена на несколько этапов, результат каждого из них тестировался и внедрялся отдельно, что позволило заказчику использовать полезные свойства будущей системы до окончания масштабной работы.

В качестве решения проблемы команда РОСТ-ПРО разработала облачный сервис, в котором каждый арендатор и уполномоченный персонал ТРЦ имеет собственный аккаунт, которые различаются правами доступа. Все арендаторы имеют одинаковый уровень доступа, который дает им возможность создавать документы, требующие согласования, и получать новостные сообщения, создаваемые администрацией. Администрация, в зависимости от своих полномочий, имеет возможность согласовывать документы, создавать новостные сообщения, получать статистические данные в виде отчетов.

Разработанная система управления документами:

1. Существенно экономит время, уходившие на создание, печать, согласование, хранение документов.
2. Исключает возможность потери документа, увеличивает контроль заказчика за исполнением распоряжений.
3. Позволяет осуществлять работу с любого устройства, подключенного к интернету – от рабочего компьютера до смартфона или планшета.

В настоящее время система активно используется заказчиком и арендаторами. База данных насчитывает более 20 тысяч документов, и это число постоянно растет.

Команда РОСТ-ПРО в рамках этого же проекта продолжает разрабатывать компоненты для работы с финансовыми документами. В будущем система будет иметь возможность синхронизации с бухгалтерскими программами по некоторым финансовым документам.